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航運公司安全管理體系審核發證程序

2018-06-11 文章來源:原創文章

    航運公司安全管理體系審核發證程序(生效日期:2001年10月8日)


    1 目的


    1.1 為了實施對航運公司安全管理體系審核發證工作的過程控制,統一審核發證具體工作行為,保證審核發證工作質量,實施《航運公司安全管理體系審核發證規則》(以下簡稱《審核發證規則》),制定本程序。


    2 適用范圍


    2.1 本程序適用于海事機構對航運公司安全管理體系實施的審核發證工作。


    2.2 經中華人民共和國海事局授權或認可的機構,按照授權范圍和要求實施審核并簽發相應的證書。其審核發證程序可參照本程序自行制定,并報中華人民共和國海事局備案。


    3 管轄


    3.1 中華人民共和國海事局負責全面管理航運公司安全管理體系審核事務,向國際航運公司簽發“符合證明”或“臨時符合證明”,授權中國船級社對國際航行船舶實施審核,并簽發“安全管理證書”或“臨時安全管理證書”。


    3.1.1 交通安全質量管理體系審核中心(以下簡稱“審核中心”)受中華人民共和國海事局的委托負責具體管理航運公司安全管理體系的審核發證工作,指派對國際航運公司審核的審核組,審定審核組提交的審核報告,向國際航運公司發放“符合證明”和“臨時符合證明”。


    3.2 中華人民共和國海事局指定的海事機構(以下簡稱“片區海事機構”),負責協調管理本地區航運公司安全管理體系審核事務,具體管理國內航運公司安全管理體系的審核發證工作,指派對國內航運公司有國內航行船舶審核的審核組,向國內航運公司簽發“符合證明”或“臨時符合證明”,向國內航行船舶簽發“安全管理證書”或“臨時安全管理證書”。


    3.3 片區海事機構指定的公司所在地海事機構(以下簡稱“當地海事機構”)負責受理航運公司及船舶的審核發證申請,并負責對申請材料進行審查。


    3.4 審核組具體實施審核,向指派機構負責,并提交審核報告。 4 公司初次審核和發證


    4.1 受理申請


    4.1.1 當地海事機構收到公司審核的申請后,應依據《審核發證規則》的規定立即對申請材料進行審查。


    4.1.2 對通過審查的,當地海事機構應填寫《安全管理體系審核發證登記表》(格式A),形成《申請材料審查報告》(格式B),并于五個工作日內將《申請材料審查報告》報送審核發證機構。應報送審核中心的,需經由片區海事機構轉送,下同。


    4.1.3 審核發證機構和當地海事機構均應建立公司審核檔案。


    4.2 準備審核


    4.2.1 審核發證機構接到《申請材料審查報告》后,應將該公司列入下一個月度的審核計劃,并于計劃審核時間提前一周提出《審核安排方案》(格式C),向公司發《接受審核通知》(格式D),向當地海事機構發《接待審核組通知》(格式E)或《協助審核通知》(格式F),必要時向有關海事機構發《協助審核通知》,同時向審核組成員所在單位發《審核員商調函》(格式G)。


    4.2.2 審核員應按《審核安排方案》赴指定地點參加審核組的工作。


    4.2.3 實施審核前,當地海事機構應向審核組提供有關對公司日常監督管理的材料或情況。


    4.3 實施預審


    4.3.1 預審采取審核組集中看文件的方式,在兩天內完成。因體系文件量大而不能在兩天內完成的,可增加一天。


    4.3.2 預審按以下過程進行:


    4.3.2.1 審核組由審核組長主持召開預備會。主要內容是介紹申請材料審查情況和預審工作內容,討論確定預審階段《審核計劃》(格式H),并向審核員分配工作任務。


    4.3.2.2 審核組長向被審核方通報預審計劃并明確需要被審核方配合的事宜。


    4.3.2.3 實施預審。預審過程中,審核員應填寫《文件審核記錄》(格式J)。如審核組發現送審的文件存在重大問題,審核組長可在召開審核組全體會議研究后,中止審核。


    4.3.3 預審結束后,審核組編寫預審階段《安全管理體系審核報告》(以下簡稱《審核報告》,格式U),并由當地海事機構報送審核發證機構。


    4.3.4 當地海事機構應將《審核報告》復制一份交被審公司。


    4.3.5 預審未通過的,審核組應向公司通報有關情況,并提供“問題清單”。


    4.3.6 預審通過的,審核組應與公司初步商定正式審核時間。如情況允許,預審與正式審核可連續進行。預審與正式審核連續進行的,審核組不需提供單獨的預審階段《審核報告》。


    4.4 實施正式審核


    4.4.1 正式審核原則上由對該公司進行預審的審核組按照《審核安排方案》實施。


    4.4.2 正式審核的方式包括查看文件,檢查安全管理體系運行的各種記錄及其它客觀證據,訪談公司相關人員,觀察并審核具體部門和具體管理活動等,在三天內完成。預審與正式審核連續進行的,所有審核工作應在五天內完成。


    4.4.3 正式審核按以下過程進行:


    4.4.3.1 審核組長主持召開審核組預備會。主要內容是回顧預審工作情況,討論確定正式審核階段《審核計劃》,并向審核員分配工作任務。


    4.4.3.2 實施文件審核,并填寫《文件審核記錄》。


    4.4.3.3 召開由審核組全體成員、被審核公司領導、指定人員、體系內各部門負責人、公司陪審(聯絡)人員及公司領導指定的其他有關人員參加的首次會議。首次會議時間限定在一小時以內,其內容包括: 1、審核組與公司分別介紹各自與會人員; 2、被審核方簡要介紹建立和實施安全管理體系及備審情況; 3、審核組簡要介紹審核依據、方法、計劃安排和有關要求; 4、審核組宣布審核紀律; 5、其它有關事宜。


    4.4.3.4 實施現場活動審核,并填寫《活動審核記錄》(K)。


    4.4.3.5 實施代表船審核。船公司提出的公司審核申請代替代表船審核申請。代表船審核作為公司審核的一部分,由審核組長安排組織審船小組實施。審船小組規模原則上為2人(如實際需要可增加1人)。審船小組的組長由審核組長指定的審核員擔任。代表船審核的具體時間、地點及安排應根據該船動態提前與公司商定。代表船審核的具體方式、過程按照本程序關于船舶初次審核的有關規定進行。代表船審核如發現“重大不符合規定的情況”,審船小組應盡快報告公司審核組,由公司審核組長負責確認。審船小組應在代表船審核結束后盡快將《船舶審核報告(代表船)》(格式V)報公司審核組。


    4.4.3.6 審核組長主持召開審核組會議,綜合分析、研究審核中搜集到的客觀證據,確認并匯總審核中發現的不符合規定的情況,總體評估公司安全管理體系與《國際安全管理規則》或《國內安全管理規則》的覆蓋性和符合性、公司安全管理活動與其安全管理體系的符合性、公司安全管理體系運行的有效性。


    4.4.3.7 編寫《審核報告》,開具《不符合規定的情況報告》(格式N)?!恫环弦幎ǖ那闆r報告》中的不符合描述、審核員意見、審核組長意見、糾正措施及確認欄簽字確認等均應在召開末次會議前填寫完成。


    4.4.3.8 召開末次會議,由審核組長簡要總結審核情況并宣布審核意見,公司領導表態。參加末次會議的人員原則上同首次會議,時間限定在一小時以內。


    4.4.4 全部審核工作結束后,審核應將《審核報告》及審核組所形成的其它材料交由當地海事機構報關審核發證機構。


    4.4.5 當地海事機構應將《審核報告》復制一份交被審公司。


    4.5 發證


    4.5.1 審核發證機構收到《審核報告》后,應進行登記備案,并在十個工作日內完成審查,決定是否發證。


    4.5.2 經審定不同意發證的,審核發證機構應向公司簽發《審核結果通知》(格式M)并抄送當地海事機構。


    4.5.3 經審定同意發證的,審核發證機構應在十個工作日內向公司簽發“符合證明”及其副本,向代表船簽發“安全管理證書”及其副本,并進行登記。


    4.5.4 審核發證機構應將所有材料歸檔存查。


    5 公司年度審核和簽注


    5.1 受理申請


    5.1.1 公司年度審核申請由原受理初次審核的機構受理。


    5.1.2 審核申請的受理參照本程序4.1節的有關規定進行。


    5.2 準備審核


    5.2.1 公司年度審核由簽發該公司“符合證明”的審核發證機構負責組織實施。


    5.2.2 公司年度審核的準備參照本程序4.2節的有關規定進行。


    5.3 實施審核


    5.3.1 年度審核的方式和過程參照本程序4.4節的有關規定進行。


    5.3.2 關于年度審核中代表船的審核,由公司提供船舶名單供選擇。審核組在就近的原則下選定代表船。受船期條件的限制,審核發證機構可考慮對代表船的審核與對公司岸基的審核在不同的時間、地點分別進行。


    5.3.3 “符合證明”新增船種的,應當申請臨時審核或初次審核。新增船種的臨時審核或初次審核可與年度審核合并進行。


    5.4 簽注


    5.4.1 審核發證機構收到《審核報告》后,并進行登記備案,并在十個工作日內完成審查,決定是否予以年度簽注。


    5.4.2 經審定不同意簽注的,審核發證機構應向公司簽發《審核結果通知》并抄送當地海事機構。


    5.4.3 經審定同意簽注的,審核發證機構應在十個工作日內向公司簽發“符合證明年度審核簽注”。


    5.4.4 審核發證機構應將所有材料歸檔存查。


    6 公司換證審核和發證


    6.1 公司換證審核和發證按照本照本程序關于公司初次審核和發證的有關規定進行。


    7 公司跟蹤審核


    7.1 公司跟蹤審核申請的受理、審核的準備與實施按照本程序5.1節、5.2節和5.3節的有關規定進行。


    7.2 審核發證機構收到《審核報告》后,應進行登記備案,并在十個工作日內完成審查,決定是否維持“符合證明”的有效性。


    7.3 對決定收回“符合證明”的,審核發證機構應向公司簽發《審核結果通知》并抄送當地海事機構。


    7.4 審核發證機構應將所有材料歸檔存查。


    8 公司附加審核


    8.1 公司附加審核的組織、準備與實施由審核發證機構根據審核需要并參照本程序關于公司年度審核的相關規定制定程序,并報主管機關核準后實施。


    8.2 審核發證機構收到《審核報告》后,應進行登記備案,并在十個工作日內完成審查,決定是否維持“符合證明”的有效性。


    8.3 對決定收回“符合證明”的,審核發證機構應向公司簽發《審核結果通知》并抄送當地海事機構。


    8.4 審核發證機構應將所有材料歸檔存查。


    9 公司臨時審核和發證


    9.1 公司臨時審核和發證按照本程序關于公司初次審核和發證的相關規定進行。


    10 船舶初次審核和發證


    10.1 受理申請


    10.1.1 當地海事機構收到公司關于船舶的審核申請后,應依據《審核發證規則》的規定立即對申請材料進行審查。


    10.1.2 對通過審查的,當地海事機構應填寫《安全管理體系審核發證登記表》,形成《申請材料審查報告》,并于五個工作日內將《申請材料審查報告》報送審核發證機構。


    10.1.3 審核發證機構和當地海事機構均應建立船舶審核檔案,并在該船所屬公司的審核檔案中登記有關內容。


    10.2 準備審核


    10.2.1 審核發證機構接到《申請材料審查報告》后,應與船舶所屬公司根據船期情況商定審核時間和地點,并提前一周提出《審核安排方案》,通知當地海事機構,向公司發《接受審核通知》,同時發出《審核員商調函》。 10.2.2 審核員應按《審核安排方案》赴指定地點參加審核組的工作。


    10.2.3 實施審核前,審核組應向船籍港船舶登記機關于解對該船日常監督管理的情況。


    10.3 實施審核


    10.3.1 船舶審核方式包括檢查船上各種相關記錄、訪談相關船員、觀察有關*作活動等,在一天內完成。


    10.3.2 船舶審核按以下過程進行:


    10.3.2.1 審核組長主持召開審核組預備會,討論確定《審核計劃》,并向審核員分配工作任務。


    10.3.2.2 審核組熟悉有關體系文件。


    10.3.2.3 召開由審核組全體成員、被審船舶主要船員、陪審(聯絡)人員及船長指定的有關人員參加的首次會議。首次會議時間限定在30分鐘以內,其內容參照公司審核的首次會議內容。


    10.3.2.4 進行活動審核,并填寫《活動審核記錄》。


    10.3.2.5 審核組長主持召開審核組會議,綜合分析、研究審核中搜集到客觀證據,確認并匯總審核中發現的不符合規定的情況,總體評估船上安全管理活動與公司安全管理體系的符合性、公司安全管理體系在船上運行的有效性。


    10.3.2.6 編寫《船舶審核報告》,開具《不符合規定的情況報告》?!恫环弦幎ǖ那闆r報告》中的不符合描述、審核員意見、審核組長意見、糾正措施及其確認欄簽字確認等均應在召開末次會議前填寫完成。


    10.3.2.7 召開末次會議,由審核組長簡要總結審核情況并宣布審核意見,船長表態。參加末次會議的人員原則上同首次會議,時間限定在30分鐘以內。


    10.3.3 全部審核工作結束后,審核組應將《船舶審核報告》及其它審核所形成的材料交由當地海事機構報送審核發證機構。


    10.3.4 當地海事機構應將《船舶審核報告》復制一份交被審船舶所屬公司。


    10.4 發證


    10.4.1 審核發證機構收到《船舶審核報告》后,應進行登記備案,并在十個工作日內完成審查,決定是否發證。


    10.4.2 經審定不同意發證的,審核發證機構應向公司簽發《審核結果通知》并抄送當地海事機構。


    10.4.3 經審定同意發證的,審核發證機構應在五個工作日內向船舶簽發“安全管理證書”及其副本,并進行登記。


    10.4.4 審核發證機構應將所有材料歸檔存查。


    11 船舶中間審核和簽注


    11.1 申請的受理、審核的準備及實施按照本程序10.1節、10.2節和10.3節的有關規定進行。


    11.2 簽注


    11.2.1 全部審核工作結束后,審核組長按照審核結果對“安全管理證書”予以簽注或不予簽注。


    11.2.2 審核發證機構收到《船舶審核報告》后,應進行登記備案,并將所有材料歸檔存查。


    12 船舶換證審核和發證


    12.1 船舶換證審核和發證按照本程序關于船舶初次審核和發證的有關規定進行。


    13 船舶臨時審核和發證


    13.1 船舶臨時審核申請的受理和準備按照本程序10.1節和13.2節的有關規定進行。 13.2 實施審核


    13.2.1 船舶臨時審核主要是以對照查看有關文件的方式實施。


    13.3.2 船舶臨時審核按以下過程進行:


    13.2.2.1 被審核方向審核組介紹船舶備案情況。審核組長向被審核方簡要介紹審核依據、方法、計劃安排和有關要求,并宣布審核紀律。


    13.2.2.2 審核組對照查看船舶相關文書資料和公司“符合證明”(或“臨時符合證明”,下同)副本、配備在船的安全管理體系文件以及對該船實施內部審核的計劃等。


    13.2.2.3 召開審核組會議,根據搜集到的客觀證據,確認公司“符合證明”和安全管理體系文件對該船是否適用工適合。


    13.2.2.4 編寫《船舶審核報告》。審核組長向船舶通報審核意見。


    13.2.3 全部審核工作結束后,審核組應將《船舶審核報告》及其它審核所形成的材料交由當地海事機構報送審核發證機構。


    13.2.4 當地海事機構應將《船舶審核報告》復制一份交被審船舶所屬公司。


    13.3 發證


    13.3.1 審核發證機構收到《船舶審核報告》后,應進行登記備案,并在三個工作日內完成審查,決定是否發證。


    13.3.2 經審定不同意發證的,審核發證機構應向公司簽發《審核結果通知》并抄送當地海事機構。


    13.3.3 經審定同意發證的,審核發證機構應在三個工作日內向船舶簽發“臨時安全管理證書”及其副本,并進行登記。


    13.3.4 審核發證機構應將所有材料歸檔存查。

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